1、外贸软件是网络版的邮件管理，在服务器处理邮件收发、自动分发、备份等操作。

2、用户通过客户端连接到服务器，根据权限来访问各自的邮件，总经理和外贸经理通过不同的权限设置，能查看到全公司或者外贸部下属业务员的邮件和客户情况

3、当邮件越来越多是即使是foxmail最新版邮件也就最多不能超过4G，而outlook的邮件则不能超过2G，不然的话就会出现丢失邮件，你们不得不把一些重要的邮件删除，或者另外备份一下，查看或查询都会不方便，而软件系统是以目录方式存储邮件，存储空间的大小是根据公司服务器硬盘的大小来决定的，另外系统还有自动备份功能，保证邮件万无一失

4、像foxmail和outlook都是单机版的邮件收发工具，单单只能管理邮件这块，不能跟客户资料相关联，而软件系统的邮件跟客户关联，客户跟报价、订单、合同都关联，调阅查询客户历史往来信息是非常方便的。